沪师纪监(2009) 16 号
为进一步规范本处档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合我校档案管理的具体要求，特对纪委监察处的档案归档工作作如下规定：
一、明确档案管理的职责
1.处长对档案管理工作负总责。
2.本处综合管理岗人员负有具体管理档案的职责，是处内的兼职档案管理员。
3.本处所有人员对自己岗位工作的档案材料的及时归档负有责任。
二、档案的归档要求
1.档案管理员要及时做好预立卷类目的调整工作， 及时将收集的各种文件一一对应地归入预立卷的档案盒内；根据不同门类档案的归档要求，每年5月底之前向档案馆归档。
2.采用“双轨制”的归档方法，即本处起草的归档材料一份为纸质；一份为电子软盘。
3.凡是上报或下发的材料，上报、下发后的一周内应交档案管理员归档或归入自己的工作档案中，次年3月份将整卷文档与对应的电子稿交档案管理员归档。
4.单项工作的档案归档。应在此项工作结束后的一个月内，由具体负责人员将涉及该项目的所有材料（包括照片、电子文档等）汇总齐全后交档案管理员归档。
5.信访材料应在每年的5月底之前向档案馆归档。归档后应交档案管理员一份为纸质目录；一份为电子目录。
6.案件材料应在每个案件结案后的一个月归档，由承办人员将案卷的全部材料收集齐全，按市教卫纪工委案件归档要求打印案卷目录，整理齐全后交档案管理员向档案馆归档。归档后应交档案管理员一份为纸质目录；一份为电子目录。
7．本处所有人员都应建立电子档案预立卷文件夹，自己起草或收集的电子文档（电子文档名必须和对应的纸质文件的标题一致）全部归入电子预立卷内，在下一年的年初交档案管理员归档。
三、归档案卷的质量要求
1.归档的文件材料要求做到分类正确、齐全、完整；保持文件的有机联系。
2.对破损的纸张及时进行裱糊，去除金属物；传真材料必须复印。
3.案卷页号编写要正确、清楚。
4.备考表填写要完整、准确。
纪委办、监察处
2009年9月修订
